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Nouvelle obligation administrative relative aux remboursements de frais
Depuis le 1er janvier 2022, les remboursements de frais variables devront obligatoirement être mentionnés sur les fiches fiscales relatives aux rémunérations des dirigeants et des salariés.
Concrètement, une note de frais périodique devra être établie par chaque dirigeant ou salarié pour les remboursements de frais périodiques effectués :
- soit sur base de pièces justificatives (tickets payés cash),
- soit sur base des forfaits variables arrêtés par l’administration fiscale (tels les perdiems, remboursements kilométriques, etc.).
Seuls les remboursements de frais effectués sur base de ces justificatifs seront repris sur les fiches fiscales établies. Aucun remboursement de frais ne peut donc être effectué sans le respect de cette procédure administrative.
Les frais forfaitaires remboursés mensuellement sur base fixe devront quant à eux être ventilés en fonction de leur critère d’établissement.
Afin d’assurer le respect de la nouvelle réglementation, il convient d’établir une nouvelle convention de remboursement de frais entre la société et ses dirigeants ou salariés. Celle-ci permettra de lister de manière explicite les frais qui peuvent être inclus dans l’indemnité forfaitaire octroyée mensuellement.
Sans une bonne organisation, cette nouvelle disposition entraînera une charge administrative supplémentaire pour les sociétés procédant à de tels remboursements de frais. C’est pourquoi nous vous proposons d’analyser ensemble l’organisation du dossier comptable de votre société afin de déterminer les améliorations qui pourraient y être apportées en vue de limiter votre surcharge administrative tout en maîtrisant au mieux nos honoraires.
Pour toute question relative à la bonne implémentation dans votre comptabilité de cette nouvelle obligation légale, nous vous proposons de prendre contact avec notre secrétariat, qui en fonction de votre dossier, organisera un échange avec votre gestionnaire, son superviseur, notre IT ou notre juriste.
Nous avons rédigé à votre attention un guide des bonnes pratiques d’organisation de votre dossier comptable et fiscal qui vous sera transmis dans les prochains jours.
Nos articles sont publiés, conformément à notre mission, à des fins d’information sur l’actualité fiscale. Chaque dossier présentant ses particularités, il convient de toujours faire vérifier par votre gestionnaire les conditions d’application et l’intérêt des mesures évoquées dans votre dossier.