Que faire de vos archives comptables?

Les entreprises sont tenues de tenir à disposition de l’administration fiscale l’ensemble de leurs documents comptables.

Les documents à conserver comprennent notamment les factures d’achats, factures de ventes, extraits bancaires, relevés de carte de crédit et les documents sociaux mais aussi les devis, bons de commande et bons de livraison.

 

Mode de conservation des documents

L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du contenu doivent être assurées tout au long du délai de conservation. Le contribuable est cependant libre de choisir le format d’archivage qui lui convient. La conservation des documents peut donc se faire tant en format papier qu’en format électronique. Le contribuable reste cependant responsable de son choix et doit à ce titre être en mesure de prouver que les conditions précitées sont remplies.

Une facture émise en format papier peut dès lors être conservée de manière numérisée à la condition que l’authenticité, l’intégrité du contenu et la lisibilité puissent être garantis. De même, une facture émise de manière électronique peut être conservée en format papier. D’un point de vue légal, un exemplaire papier de la facture n’est donc pas indispensable.

 

Délai de conservation des documents

Au regard de la législation TVA, les documents doivent être conservés pendant une durée de 7 ans à dater du 1er janvier qui suit leur date d’établissement.

Du point de vue des contributions directes, les documents doivent être conservés jusqu’à la fin du 7ème exercice comptable ou de la 7ème année qui suit la période imposable.

A titre d’exemple, une société qui clôture ses comptes au 31/12 de chaque année devra donc conserver jusqu’au 31/12/2027 l’ensemble des documents établis en 2020.

Il existe cependant quelques exceptions à ces règles d’ordre générale, notamment :

• Pour les biens d’investissements, le délai de conservation est à apprécier à partir de la dernière période imposable durant lequel le bien a été amorti.

• En cas de perte fiscale reportée, les documents doivent être conservés tant que le délai de prescription de la période sur laquelle la perte a été récupérée n’est pas échu.

 

Lieu de conservation des documents

Les documents conservés au format papier doivent être conservés au siège social ou tout autre local professionnel du contribuable.

Les documents conservés de manière digitalisée peuvent être conservés soit sur un support physique conservé au siège de la société, soit sur un serveur externe dont l’accès peut être fourni au départ du siège de la société.

Votre gestionnaire de dossiers reste à votre disposition afin d’évaluer avec vous au cas par cas le mode de conservation de vos archives comptables et fiscales.

 

Nos articles sont publiés, conformément à notre mission, à des fins d’information sur l’actualité fiscale. Chaque dossier présentant ses particularités, il convient de toujours faire vérifier par votre gestionnaire les conditions d’application et l’intérêt des mesures évoquées dans votre dossier.